https://www.weinzettl.info/2022/11/29/b ... -workflow/
zu lesen. Nicht nur, weil er von mir ist.

Eine Kleinigkeit noch: Ich arbeite (noch) mit Capture One, du mit Lightroom (ich vielleicht auch bald wieder, in bin in der Testphase). Da gibt es einen wesentlichen Unterschied schon bei der Dateiverwaltung: Lightroom arbeitet mit relativen Pfaden, Capture One mit absoluten; das solltest du beim Lesen des Artikels berücksichtigen.
Ergänzend, deiner Fragen wegen: Ich versuche letzlich mit einem oder jedenfalls sehr wenigen Katalogen auszukommen. Themen etc. lassen sich sehr gut über (smarte oder auch fixe) Alben lösen. Der Vorteil eines Katalogs liegt eindeutig in der Verwaltung der Bilder (was die grundsätzliche Ablage, siehe Artikel, aber keinesfalls unnötig macht). Jedes Bild kann mit einer Suche gefunden werden, ich muss nicht in diversen Katalogen nachsehen.